Zeitmanagement: Mit diesen Tipps kommt ihr besser durch den Tag

Wer in der Kreativ- oder Digitalbranche arbeitet, kennt meist die eng gesteckten Deadlines. Heute muss das eine fertig werden, morgen das andere und übermorgen kommt bereits das nächste große Projekt hereingeschneit, welches aber erst noch geplant und realisiert werden muss. Es herrscht eine Art Dauerstress, weil es immer etwas zu tun gibt. Gerade wenn sich Projekte dem Ende nahen oder Milestones erreicht werden müssen, ist Crunch außerdem relativ normal. Das kann an den Kräften zehren, vor allem wenn der Crunch über längere Zeit andauert.

In der Regel geht es deshalb darum, seine Zeit besonders effektiv und sinnvoll zu nutzen. Egal ob angestellt oder selbstständig, jeder sollte die ihm zur Verfügung stehende Zeit so verwenden, dass er möglichst viel schafft oder, wenn dies gefordert ist, außerordentlich effektiv und kreativ arbeiten kann. Hier ist natürlich jeder anders, sodass es in unseren Augen nicht das eine Prinzip gibt, welches alles effektiver werden lässt, sondern nur viele Konzepte, die in unterschiedlichen Bereichen, unterschiedlich stark Wirkung zeigen.

So muss am Ende jeder für sich selbst herausfinden, wie er seine Effizienz im Alltag steigern oder besonders hochhalten kann. Wie er über den Tag verteilt dauerhaft auf einem hohen Level abliefern kann, ohne Ups und Downs dazwischen. Wir möchten euch jetzt ein paar Systeme vorstellen, die dabei helfen können, die freie Zeit zu managen und Aufgaben entsprechend zu sortieren.

Nicht jede Technik hat direkt mit Zeitmanagement zu tun. Hin und wieder geht es eher darum, Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach zu sortieren. Auch das Arbeiten mit angemessenen Pausen, damit das Gehirn ab und an mal Ruhe findet, kann eine Menge bewirken, um in gewissen Phasen einfach leistungsstärker zu sein. Die Techniken unten sind im Großen und Ganzen außerdem nichts Neues, sondern zeigen bewährte Strategien, die sich über viele Jahre oder sogar Jahrzehnte hinweg beweisen konnten.

Jede Technik ist dabei einen Versuch wert, wie wir finden. Außerdem beschränken wir uns auf die Methoden, die wir selbst bereits ausprobiert haben oder im Alltag einsetzten und somit tatsächlich empfehlen können.

Die Pomodoro Technik meint im Kern, dass in kurzen Abständen gearbeitet werden sollte. Sie setzt auf die Auffassung, dass kurze Rhythmen beim arbeiten von Vorteil sind, weil ihr euch dann viel gezielter und sorgfältiger auf diese konzentrieren könnt. Statt also von morgens bis abends stumpf durchzuarbeiten, werden bei der Pomodoro Technik 25 Minuten Schritte absolviert. 25 Minuten Arbeit, dann 5 Minuten Pause. Immer und immer wieder. Nach vier Arbeitsphasen kommt dann eine längere Pause von 15 Minuten hinzu. Dann geht es wieder von vorne los, mit den üblichen 5 Minuten Pausen. Die Idee dahinter: Das Gehirn kann bei kurzzeitiger Konzentration besser arbeiten, regeneriert sich in den fünf Minuten fast vollständig und leistet dann abermals Großes.

Die Pomodoro Technik können wir nur empfehlen. Alleine schon durch den Fokus auf die Zeiten, werden Aufgaben in der Regel deutlich zielstrebiger und somit effizienter ausgeführt. Die Pausen kommen gelegen und tatsächlich ist mit der Pomodoro Technik ein produktiveres Arbeiten möglich, als wenn ihr euch einfach stundenlang an den Schreibtisch setzt. Probiert es ruhig mal aus, schaden kann es nicht.

Die 10-10-10 Methode betrifft nicht direkt die Zeit selbst, sondern eher die Frage, was ihr mit eurer Zeit anstellt. Zum Zeitmanagement gehört es nämlich ebenso dazu, Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach zu sortieren. Wie eilig ist etwas, wie viel Wert hat etwas? Diese Punkte können mit der 10-10-10 Methode beantwortet werden. Wie? Indem ihr euch die folgenden Fragen stellt.

• Wie sehe ich die Sache in 10 Minuten?
• Wie sehe ich die Sache in 10 Monaten?
• Wie sehe ich die Sache in 10 Jahren?

Wer sich diese Fragen stellt, findet häufig die richtige Antwort. Wenn etwas in 10 Monaten keinen Wert mehr aufweist, lohnt es sich dann überhaupt, einen ganzen Monat daran zu arbeiten? Eine spontane Idee, die sofort umgesetzt werden sollte, kann mit der Frage, was ihr in 10 Minuten darüber denkt, bereits beerdigt werden, weil sie vielleicht doch nicht so stark ist wie zunächst gedacht. Die 10-10-10 Methode hilft dabei, das wirklich Wichtige aus all dem eher Unwichtigen herauszufiltern. Im Grunde wird einfach jede Situation durchgespielt, sodass ihr eine Ahnung davon bekommt, wie die Sache in 10 Jahren aussehen wird und was sie euch bedeutet. Das hilft dabei die Aufgaben auf andere Weise zu betrachten und entsprechend einordnen zu können.

Mittels A-B-C ist es euch möglich, Aufgaben bestmöglich zu ordnen. Ihr habt eine volle ToDo-Liste und im Grunde ist diese nicht schaffbar. Keine Chance, all das notierte an einem Tag zu erledigen. Doch genau das war das Ziel und genau das ist auch wichtig, weil morgen bereits andere Arbeiten auf euch warten. Was also tun? Die A-B-C Methode verwenden!

Die basiert darauf, dass ihr alle Aufgaben in A, B, und C einteilt. A meint besonders wichtige Aufgaben, B meint Aufgaben, die auch ein anderer erledigen könnte, und C meint Aufgaben, die im Grunde so einfach sind, dass sie quasi jeder schaffen könnte, da braucht es euch nicht persönlich für. A-B-C kann im Grunde genommen überall angewandt werden. Auf der Arbeit könnte die Methode dafür sorgen, dass ihr A und B selbst erledigt, für C aber einen Freelancer hinzuzieht oder einen Kollegen, der euch unterstützt. Im privaten wäre sie anwendbar, wenn Familie, Hobby und andere Interessen sich überlappen. Wo seid ihr dann unverzichtbar, wo ist es verschmerzbar, wenn ihr mal nicht dabei seid?

A-B-C ist vor allem dann wertvoll, wenn Aufgaben genauestens analysiert werden müssen. Wie viel ist wirklich wichtig und was kann im Grunde jeder andere erledigen, ohne dass es dafür euch als Person braucht? Die A-B-C Methode macht deutlich, was von Bedeutung ist und was eher weniger.

A-L-P-E-N meint im Grunde nichts anderes als: Aufgabe, Länge, Puffer, Entscheidung und Nachkontrolle. Dabei funktioniert das alles sehr einfach und nachvollziehbar. Es ist am Ende eine Art Planungsablauf, der immer wieder hinzugezogen werden kann.

Aufgabe: Hier soll eine schnelle Liste geschrieben werden, die alle Aufgaben für den kommenden Tag oder das entsprechende Projekt umfasst. Unsortiert und einfach so, wie es einem in den Kopf kommt.

Länge: Jetzt wird zu jedem Punkt auf der Liste eine Zeit geschätzt. Hier müsst ihr realistisch sein und solltet keine Zeiten einplanen, die im Alltag unmöglich sind.

Puffer: Jetzt sollten Pufferzeiten eingeplant werden. Realistisch betrachtet darf dabei 60 Prozent der verfügbaren Zeit verplant werden, damit 40 Prozent als Puffer verbleiben. Also immer Pufferzeiten und Pausen einplanen, die bei Bedarf dann verwendet werden können.

Entscheidung: Jetzt geht es darum, Aufgaben zu sortieren und zu bewerten. Was ist wichtig, was kann abgegeben werden, was muss unbedingt erledigt sein und was kann, rational betrachtet, ruhig nach hinten verschoben werden. Das gilt es nun zu planen.

Nachkontrolle: Jetzt wird noch einmal überprüft, ob das Geplante auch wirklich der Realität entspricht. Sind die Zeiten und Aufgaben vernünftig sortiert und priorisiert? Oft fallen einem in der Nachkontrolle doch noch ein paar zusätzliche Punkte ein oder die Aufgaben verschieben sich noch etwas.

Die A-L-P-E-N Methode erzeugt vor allem eines, nämlich einen sehr klar strukturierten Zeitplan für die zu erledigenden Aufgaben. Dabei kann sie gut mit anderen Methoden und Techniken kombiniert werden. Der A-B-C Methode zum Beispiel oder auch dem Pareto Prinzip.

Das Pareto Prinzip kann auf sehr vieles, um nicht zu sagen, alles angewandt werden. Bezogen auf die Zeit meint es, dass 80 Prozent eurer Arbeit mit 20 Prozent der Zeit erreicht werden. Wenn der Feierabend also näher rückt, solltet ihr die wirklich wichtigen Aufgaben fokussieren und euch bewusst werden, dass ihr mit nur 20 Prozent eurer Zeit, 80 Prozent eurer gesamten Arbeit erledigen könnt. Das Pareto Prinzip hilft immer dann, wenn die Motivation sinkt oder Aufgaben zu groß wirken, um heute noch erledigt zu werden. Wer sich dann das Pareto Prinzip ins Gedächtnis ruft, kann noch einmal richtig Gas geben. Natürlich hilft es auch bei der Priorisierung und Planung.