Das Ergebnisprotokoll im Marketing: So geht es und darauf kommt es an

Das Ergebnisprotokoll beschäftigt sich, wie der Name bereits vermuten lässt, mit den Ergebnissen eines Meetings. Anders als das Verlaufsprotokoll protokolliert es also keine Abläufe oder Allgemeinheiten, sondern befasst sich ausschließlich mit den erreichten Ergebnissen des Meetings.

Letzteres ist auch der eigentliche Fokus dieser ganzen Aktion. Es geht weniger darum, Belanglosigkeiten zu wiederholen oder zu vermerken, als vielmehr darum, die Ergebnisse sehr gezielt und konkret festzuhalten. So detailliert sogar, dass oft der exakt verwendete Wortlaut im Ergebnisprotokoll notiert wird.

Zusammengefasst ist ein Ergebnisprotokoll somit die Protokollierung von Ergebnissen eines Meetings. Nicht mit eigenen Worten, sondern oft, wie sie im Meeting erfolgt sind. Außerdem ist das Ergebnisprotokoll im besten Fall eher kurz als lang, damit es schnell angesehen und verstanden werden kann.

Das Ergebnisprotokoll ist von großer Bedeutung, weil es wesentliche Punkte eines Meetings noch einmal fokussiert darstellt. Die meisten von euch werden wissen, dass Meetings rau und schnell stattfinden können. Streitgespräche entstehen oder Diskussionen entbrennen, die ein enormes Tempo erreichen. Oft ist es dann schwer, der Sache an sich zu folgen oder alle besprochenen Themen im Kopf zu behalten.

Mit einem Ergebnisprotokoll sorgt ihr dafür, die wichtigsten Punkte aus einem Meeting nachvollziehbar für alle darzustellen. Dank des Protokolls kann also auch später noch nachvollzogen werden, zu welchem Ergebnis das jeweilige Meeting kam. Das ist wichtig, gerade wenn Besprechungen manchmal etwas zu lange dauern oder viele Gespräche auf einmal geführt werden.

Mit einem Ergebnisprotokoll sorgt ihr also für die Klarheit, die im Meeting selbst manchmal fehlt. Dank des Protokolls kann sich jeder noch einmal darauf beziehen, was beschlossen wurde und hat alle Punkte klar vor Augen bzw. Schwarz und Weiß auf Papier. Je nach Unternehmenssituation kann das sehr nützlich sein.

Grundsätzlich ist es möglich, für jede Art von Protokoll eine einfache Vorlage bereitzuhalten. Das empfiehlt sich auch für das Ergebnisprotokoll, auf dem zunächst einmal alle Standarddaten vermerkt werden. Also Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, wer das Protokoll angefertigt hat und welche Programmpunkte ein Bestandteil des Meetings waren.

Die einzelnen Programmpunkte sollten dann nacheinander mit ihren Ergebnissen abgefertigt werden. Bei Abstimmungen ist es wichtig, die exakten Zahlen zu notieren. Außerdem die Folgen oder weiteren Arbeiten, die durch das Meeting als Ergebnis entstanden sind. Auch Termine, verantwortliche Mitarbeiter\innen und Maßnahmen sind stets sorgfältig festzuhalten.

Das war dann schon alles. Bei einem Ergebnisprotokoll liegt die Würze in der Kürze, wie es so schön heißt. Am besten strebt ihr also eine Art von Tabelle an oder erstellt eine einfache Liste mit kurzen Ergebnissen. Es geht wirklich nur darum, die festgelegten Resultate aufzuschreiben, nicht darum, allerlei Kleinigkeiten mitaufzunehmen.

Um allen klarzumachen, worüber wir genau sprechen und wie so ein Ergebnisprotokoll aufgebaut sein kann, hier eine minimale Vorlage. Es beginnt mit der Überschrift und den Daten. Anschließend werden die Punkte des jeweiligen Meetings genannt, also was genau besprochen wird. Zu diesen Punkten entsteht eine Liste oder Tabelle mit den entsprechenden Ergebnissen und Informationen.

Das Ergebnisprotokoll sieht dann ungefähr so aus, wobei die Punkte jeweils Platzhalter für weitere Inhalte darstellen. Die Vorlage ist hier lediglich eine Art Vorschlag, den ihr euch nach Belieben anpassen könnt.

Titel: Ergebnisprotokoll – Beispielagentur
Thema: Meeting für Kundengewinnung
Daten: Datum, Uhrzeit, Leitung, Teilnehmer usw.

…

Punkte

1. Einleitung
2. Google Ads zur Kundengewinnung sinnvoll?
…

Die meisten, die für das Ergebnisprotokoll verantwortlich sind, haben darauf keine Lust. Dabei ist es im Grunde ganz einfach. Weil es lediglich um die erzielten Ergebnisse und Eckdaten geht, ist die Protokollierung außerdem simpel. Das Ergebnisprotokoll handelt wirklich nur von den Resultaten eines Meetings und beinhaltet keinerlei Füllinformationen.

Somit ist diese Art von Protokoll immer kurz und knackig gehalten und wird nie allzu umfangreich. Da die Ergebnisse für alle von Wert sind, verinnerlicht ihr diese sowieso. Die zusätzliche Protokollierung ist also nur eine weitere kleine Maßnahme, die den Kern des Meetings noch einmal zusammenfasst. Fast so als ob ihr euch selbst ein paar wichtige Punkte während der Besprechung notieren würdet. Vielmehr ist das am Ende auch nicht.

Wir hoffen, wir konnten mit unserem Beitrag für etwas mehr Verständnis bezüglich des Ergebnisprotokolls sorgen. Die kleine Vorlage hat euch zudem dabei geholfen, eine grundlegende Idee des Ganzen zu erlangen.